让会展行业中标率更高的五个方法
日期:2013-11-07 作者: 来源:中国旅游报 浏览:1400

  笔者从事会展行业不长,但在短短的一年多时间里也连续参与了几个千万级的项目,从前期的投标、备标到后期的项目操作,以及长远的客户关系维护都有了更深刻的体会。
 
    大规模出境奖励旅游作为会展旅游的重要组成部分,历来是兵家必争之地。出境奖励旅游市场上千万级项目的得失直接影响各公司的品牌影响力以及团队士气。成功中标某一知名公司的奖励旅游项目,往往在所处行业中也能起到积极的连锁效应。商场上风云变幻,某一行业的发展有着很强的不可预知性,在维护固有客户的基础上,保持高中标率、开发新的行业市场是会展行业从业者为之奋斗的方向,因此“如何中标”就显得尤为重要。
 
    选择突破点:专业+态度
 
    大多数国内企业操作奖励旅游活动的经验不足,所以当获得投标信息后,会展经理人首先要带给客户信心。这种信心是通过专业的操作经验和诚恳的态度来传递的,操作流程上的经验和对目的地的熟悉程度同等重要,而态度不仅要诚恳,还要保持沟通的持续性,让客户逐渐明了操作奖励旅游的关键点,进而产生依赖心理。方案的设计者一定要在设计方案之初就善于运用自身企业的优势创造亮点,并刻意强化二者之间的联系。方案的独特亮点就是获得投标胜利的第一把钥匙。
 
    培养认同感:企业文化+个人认同
 
    国有企业、外资企业以及私营企业的管理者们有着很明显的管理风格和处世态度。国有企业的奖励旅游活动往往是企业发展战略的一部分,承担着企业战略层面的某些责任;外资企业的奖励旅游活动重视流程、关注细节的把控,更加重视操作的技术层面;私营企业关注奖励旅游团队的具体回报,且专注于成本的把控。方案设计之初,就要针对不同企业的气质做出个案分析。笔者在做标书之前,会花很长时间关注招标企业的官网并搜集之前的活动案例,希望尽可能地将标书的总体感觉、色调搭配贴近招标企业的风格。标书制作上和招标企业的文化靠拢,同时在沟通方式和技巧上也要契合不同类型企业的特征;和国企沟通要严守“做事规范”;对待外企要做到“效率第一”;和私企沟通一定讲究“灵活”。
 
    方案制胜:反复沟通后的量体裁衣
 
    方案制胜并不是一句空话,成功的方案是建立在和客户持续、有效沟通的基础上,客户不经意的一句话往往会透露他对于方案某一方面的侧重。成功的方案不是做标人闭门造车单方面的成果,一定是和客户反复沟通、打磨后的结果。沟通的同时要注意保护自己的底牌,所谓底牌就是方案亮点的呈现方式和关键操作点。不要随便使用目的地供应商提供的方案,最经典的方案未必是最适合的,最可行的方案也未必是客户最青睐的。所谓量体裁衣,一定要摸准客户需求并加以强化和体现。中标后才谈可行性的问题,待尘埃落定再按方案的备注条款,细细向客户陈述可行性安排。
 
    资源调配:内外结合的棋局
 
    只有实力雄厚的竞争对手才有可能走到最后的PK。方案仅仅是几十页的PPT,而方案后面的故事却百转千回。奖励旅游活动是一条链条,设计的不仅是旅游的食住行游购娱,还包括文案、主视觉设计、拓展、晚宴演出部分等等。一个活动的中标成功需要内部和外部资源的共同支持,内部要有方案制作的高手、负责各分项目的操作人员,要有调配各种外部资源的中层,还要借助公司高层的人脉关系。外部支持方面:甄选两家供应商参与标书制作和成本预估,公关公司负责文案和主视觉设计,会展局协调奖励政策,旅游局协调目的地旅游资源的配合,使馆签证处协调签证的便利方案。博弈的重点是谁能在最短的时间内获得各种资源的最大支持。会展公司不仅要以诚对客户,也要以诚对待各支持机构,不要以势施压,不要临阵才抱佛脚,平时要做好和各种资源方的关系维护,这也是中标的关键。
 
    现场讲标:行云流水中的闪光点
 
    讲标时稳定的发挥和优秀的方案同等重要。讲标要不断演练,脱稿演讲是讲标最基本的要求。第二点是亮点突出、闪光点突出,在方案的关键之处要着重讲解,引起客户的足够重视。第三则需要之前成功案例的数据支持,拆解操作过的类似活动,关键数据如数家珍般信手拈来。做到这一点需要平时的积累以及亲身历练,这不是排练就可以做到。讲标的重点还有时间的把握,在规定的时间内将方案淋漓尽致地讲述出来。千万级项目的讲标还需要邀请公司高层出席。公司总裁出席本身就是一种态度,他的总结陈词往往能起到画龙点睛的效果。
 
    以上就是奖励旅游团队投标的些许心得,不过商场如战场,胜败乃兵家常事,并没有什么长盛不衰的“秘籍”可言。大型海外奖励旅游项目的中标是企业综合实力的胜利,没有哪个因素是唯一的中标原因。
 
    在诸多因素中,良好的客户关系是制胜的利器,很多公司凭借多年维护的良好关系牢牢把持着客户。但明知不可为而为之,是会展人需要具备的一种斗志,让客户看到自己的诚意,全力去应标而不是走过场,即便这一次折戟沉沙,但同时也是为下一次的成功、为下一步的合作打下基础。
 

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